W tej publikacji będę również wspierała się zapisami z umów licencyjnych oraz dokumentów zawierających prawa do używania produktów – będą oznaczone cytatem.
A więc na początek należy wyjaśnić model licencjonowania. Wszelkie usługi online z rodziny Office 365 licencjonowane są na użytkownika (oczywiście istnieją wyjątki).
Ten model najlepiej wyjaśnia poniższa definicja pochodząca z dokumentu „Postanowienia dotyczące Usług Online w ramach licencjonowania zbiorowego Microsoft”. Pogrubiłam to, na co musimy zwrócić uwagę.
Wcześniej jednak warto wyjaśnić termin „LS”:
LS oznacza Licencję subskrypcyjną, która umożliwia dostęp przez określony czas do oprogramowania lub usługi hostowanej.
I teraz wszystko powinno być jasne:
Licencjonowanie Usług Online
Klient ma obowiązek uzyskać i przypisać odpowiednie licencje subskrypcyjne wymagane do korzystania z każdej z Usług Online. Każdy użytkownik, który uzyskuje dostęp do Usługi Online, musi mieć przypisaną LS na Użytkownika lub uzyskiwać taki dostęp wyłącznie za pośrednictwem urządzenia, do którego przypisano LS na Urządzenie, chyba że określono to inaczej w Szczegółowych Postanowieniach Dotyczących Usług Online. Klientowi nie wolno korzystać z poszczególnych Usług Online po wygaśnięciu dotyczących ich LS.
Pozwolę sobie jeszcze wyjaśnić powyższe moimi słowami 😊
Ten zapis oznacza, że KAŻDY użytkownik w organizacji, który korzysta z jakiejkolwiek usługi należącej np. do Office 365, musi mieć licencję. Właśnie dlatego nie zalecam kupowania licencji wyłącznie dla jednego działu w firmie, bo użytkownicy mogą udostępniać pliki na OneDrive czy SharePoint innym pracownikom, komunikować się z nimi na Teams czy współdzielić notatki w OneNote.
To jedno z częstszych nadużyć licencyjnych jakie spotykam u moich klientów – korzystanie z mniejszej ilości licencji niż jest to wymagane.
Kolejnym błędem popełnianym przez organizacje jest współdzielenie licencji przez wielu użytkowników. Jest to oczywiście praktyka niedozwolona, ponieważ jeden użytkownik musi mieć minimum jedną (własną) licencję. Nie możemy korzystać z jednego „konta” grupowo.
Tutaj wyjaśnię kim jest Użytkownik za pomocą definicji:
Licencjonowany Użytkownik oznacza osobę, do której jest przypisana Licencja.
Osobę – czyli człowieka.
To nie może być stanowisko, komputer, dział czy inny twór w organizacji. Licencja musi być przypisana do człowieka.
I tutaj jest dobry moment na kilka bardzo ważnych zasad.
Zasady wykorzystania licencji
Często spotykam się również z niedozwoloną praktyką instalacji oprogramowania pochodzącego z licencji Office 365 na wielu komputerach różnych użytkowników. Poniżej znajdują się zapisy z dokumentu „Postanowienia dotyczące Usług Online w ramach licencjonowania zbiorowego Microsoft”:
Prawa do instalacji i używania (Aplikacje Microsoft 365)
Aby móc używać oprogramowania udostępnionego w ramach subskrypcji, każdy użytkownik, któremu Klient przydzieli LS na Użytkownika, musi mieć konto służbowe.
Użytkownicy mogą aktywować oprogramowanie przekazane z LS w maksymalnie pięciu równocześnie działających Środowiskach Systemów Operacyjnych w celu korzystania z nich lokalnie lub zdalnie;
Smartfony i tablety
Każdy użytkownik, któremu Klient przypisze LS na Użytkownika do Aplikacji Microsoft 365 dla firm lub do Aplikacji Microsoft 365 dla przedsiębiorstw, może (i) używać usług Microsoft Office dla urządzeń przenośnych w celach komercyjnych oraz (ii) zarejestrować się w usługach Microsoft Office za pomocą swojego konta służbowego na maksymalnie pięciu smartfonach i pięciu tabletach.
Powyższe zapisy oznaczają, że Użytkownik (czyli osoba), która ma przypisaną licencję, może zainstalować aplikacje pakietu Office łącznie na 15 urządzeniach (5 komputerów, 5 tabletów i 5 smartfonów).
I właśnie ta spora liczba instalacji prowadzi do wielu nadużyć licencyjnych. Niestety użytkownicy często błędnie interpretują komunikat Microsoftu jako „Pakiet Office na 5 urządzeń”. Nic bardziej mylnego – jest to pakiet Office na 1 użytkownika, który może zainstalować oprogramowanie na 5 SWOICH urządzeniach.
I teraz pytanie, które pewnie niektórym z Was właśnie pojawiło się w głowie:
Czy mogę zmienić przypisanie licencji Office 365 na inną osobę?
Teoretycznie plan jest dobry!
Mamy firmę, w której zatrudniamy 50 osób na dwie zmiany. Jednocześnie pracuje jednak tylko 25 osób. Kupujemy zatem 25 licencji (zamiast 50), a użytkownicy będą wymieniać się kontami po zakończeniu zmiany.
Absolutnie taki scenariusz nie przejdzie! Licencja jest przypisana do osoby – to już wiecie, ale nie można zmieniać przypisania licencji częściej niż raz na 90 dni. O tym właśnie mówi poniższy zapis:
Zmiana przypisania licencji
Większość LS, choć nie wszystkie, można przenieść. Klientowi nie wolno krótkoterminowo (tj. w ciągu 90 dni od ostatniego przeniesienia) przenosić jakiejkolwiek LS (prócz wyjątków). Klient ma prawo krótkoterminowo przenieść LS na okres nieobecności któregoś z użytkowników lub spowodowanej niesprawnością niedostępności któregoś z urządzeń. Zmiana przypisania LS w jakimkolwiek innym celu musi być trwała. Przenosząc LS z jednego urządzenia na inne, Klient ma obowiązek zablokować dostęp do wszelkiego powiązanego oprogramowania na poprzednim urządzeniu lub na urządzeniu poprzedniego użytkownika i usunąć je z takiego urządzenia.
Czyli jest możliwe przeniesienie, ale nie raz lub 2 razy dziennie.
W przypadku dłuższej choroby, wypadku, ciąży lub po prostu zwolnienia pracownika, możemy przenieść licencję na inną osobę, ale zmiana ta musi być trwała.
Podsumowanie
Pamiętajcie więc o tym, że:
- 1 licencja = 1 osoba.
- 1 osoba ma prawo zainstalować pakiet Office nawet na 15 swoich urządzeniach.
- Nie możemy „współdzielić” licencji z innym użytkownikiem – każdy powinien mieć swoją.
- Nie możemy zmieniać przypisania licencji do różnych użytkowników kiedy tylko nam się podoba.
A licencje możecie kupić w różnych modelach płatności i jeżeli interesuje Was czasowe wykorzystanie licencji, a w Waszej firmie występuje sezonować i spora rotacja pracowników, przeczytajcie kolejny artykuł na temat zakupu licencji w subskrypcji miesięcznej.
Aby być na bieżąco z nowościami w Office 365, zostaw swój adres e-mail, a będę Cię informować w pierwszej kolejności o ciekawych zmianach 😊
